高效会议管理

讲师资历

课程目标

课程大纲

高效会议管理授课老师：晏世乐 【授课方式】课堂讲授、案例分析、讨论练习、游戏参与、心理测验、互动体验等。【授课时间】1天，5—6小时/天。【授课对象】管理人员。【课程大纲】（课程大纲仅为课程部分内容纲要，具体内容见课程讲义）课前统一思想，确保培训效果：学习为己、学乐精神、空杯思想、学以致用。一、会议概述（一）会议概念。会：聚会、见面、集会。议：讨论、商议。（二）会议起源。【案例】“文山会海”祖师爷。（三）会议的重要性。【案例】任正非。（四）会议种类。法定性会议、决策性会议、工作性会议、学术性会议、显示性会议、会商性会议、信息性会议……（五）会议的作用。集思广益、头脑风暴；问题讨论、产生决策；听取汇报、分配任务；融合意见、达成共识；资讯分享、政策宣传；表彰先进、激励士气……（六）会议存在的问题。【案例】会议成灾。这文那文“文山”高百米何时可越过，会来会去“会海”深万丈哪日能跳出。显示功能的会议多，解决实际问题的会议少；会议形式单调；会议风气不正……二、会议的召开时机（一）适于开会的情况。（二）不适合开会的情况。三、会议的成本会议成本=时间成本+金钱成本+机会成本。【案例】大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。四、会议低效的危害无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。五、成功会议的标志【案例】会议效能自检表。（一）有效。（二）和谐。（三）参与。（四）效率。（五）学习。六、组织者如何提高会议效能【案例引子】三星高效会议——9原则：凡是会议必有准备；凡是会议必有主题；凡是会议必有纪律；凡是会议必有议程；凡是会议必有结果；凡是会议必有训练；凡是会议必须守时；凡是会议必有记录；凡是会议必有追踪。3公式：开会+不落实=0；布置工作+不检查=0；抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。（一）从会议要素角度分析。1、议题明确。（1）一次会议，最好只有1个主题。综合性会议，最多也不要超过3个议题为好。（2）由重要到不重要；由不尖锐到尖锐；由容易到困难。2、议程清晰。要有明确的议程及时间分配规则。3、精选参与人。（1）本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，避免“陪绑”现象。（2）区分必须参加和随意参加。（3）说总经理参加，就一定要参加。（4）对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。4、指定主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。（1）主持人基本要求。（2）主持人三大禁忌。5、做好会议记录。为了将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项清晰地保留下来，必须要做好会议记录。【案例】记录技巧。6、合适的时间。7、合适的地点。8、做好会议服务。【案例】做好会场服务——流程化、表单化。做好食宿服务——同理心。（二）从会议过程角度分析。1、会前做好准备。（1）提前准备好会议的议题、议程、会议材料，并确定参与人、主持人和记录人等。【案例】如何准备会议材料？（2）会议的议题、议程、时间、地点确定后，提前告知参会人员，并提前发放相关会议资料，以便大家提前准备。（3）提前准备好会场、开会设施、资料袋、停车位、贵宾接待室、茶歇等。【案例】百度发布会错漏百出。2、会中做好控制。（1）确保会议按时开始。（2）根据需要，介绍参会人员。（3）介绍会议背景、目的、议程、会议期待。（4）制定或者重温会议的基本规则。【案例】“我们都同意这些规定吗?”（5）分配记录员和计时员的职责。（6）严格按照会议议程进行，把控时间和进度。【案例】IBM会议。（7）营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境。【案例】主动出击，适时发问。正向肯定与鼓励。（8）保证与会者相互尊重，保护与会人员不受人身攻击。（9）控制每位发言时间，避免独占发言、短话长说。【案例】全国人大议事规则。（10）避免跑题。（11）避免为反对而反对。（12）避免某些人和身边的人开小会。（13）避免过度争吵，站在中立的立場，妥善处理不同意见。（14）避免优柔寡断，及时引导与会人员，形成会议结论。（15）圆满地结束会议。【忌讳】“时间差不多了，散会！”会中控制的基本目标：积极参与，平等讨论。【案例】罗伯特议事规则（《民权初步》）：发言起立原则、面对主持原则、限时限次原则、正反轮流原则、明确立场原则……3、会后做好跟踪。（1）会议记录要明确记录待跟踪事项。（2）会议发起人要指定专人，跟踪待完成工作的进度，并明确跟踪的频率和汇报的频率。（3）及时报告工作进展情况（谁来报告、什么时候报告）。七、与会者如何提高会议效能（一）决定是否需要出席会议。（二）认真准备。【案例】细心准备发言提纲。（三）准时与会，坚持到底。（四）积极发言，准确切题，条理清楚，言简意赅。【案例】会议发言如何做到高人一筹。（五）发言不要过分激动，要有幽默感。（六）对提问不能敷衍或强词夺理。（七）倾听，兼收并蓄。【案例】倾听技巧。（八）支持他人，予以真诚的肯定及赞美。（九）就某些疑点或模糊问题征询清晰解释。（十）以探询、谦虚代替主观诊断。（十一）反对要有根据，对事不对人。【案例】处理异议技巧。（十二）不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作。