高效能系列：《高效能办公室综合员工训练营》—曹志巍老师

讲师资历

课程目标

为什么领导指令传达不顺？ 为什么待人接物沟通不畅？ 为什么会议决议跟进不力？ 现代企业的经营绝对不是生产和销售的简单组合，科学高效的行政文秘管理也是企业增效的必备条件。 行政文秘在组织管理中起着不可忽视的作用。本课程围绕“角色认知、职业心态、文、事、会”五个方面展开，提供具体方法和工具落地，旨在通过系统实用的训练，塑造五星行政文秘。 1.角色认知 身在职场难免迷茫：定位模糊、技巧匮乏……清晰的角色认知和定位，是提升职业竞争力的前提。本节从角色定位入手，结合性格认知和优势发挥，帮助员工发掘自我潜

课程大纲

【1.角色认知】（0.5小时）
一、角色定位
（一）对行政文秘工作的认识
行政文秘工作三大特点：中综辅（中枢、综合、辅助）
行政文秘工作三大任务：文事会（文书、事务、会务）
（二）行政文秘人员核心三技能
1.写作力：文书表达清晰有力，制度流程精简落地，当好公司的“一支笔”。
2.沟通力：内外沟通八面玲珑，待人接物面面俱到，当好公司的“协调员”。
3.执行力：行政服务高效给力，日常管控保障到位，当好公司的“大管家”。
（三）角色三维度
三个维度的角色转换
（1）对上：作为下属
〔案例分析〕一千个伤心的理由/把悲伤留给自己
（2）对内/外：作为同事/客户
（3）对下：行使管理职能
二、管理五时空
〔案例分析〕管理任务清单
【2.职业心态】（1.5小时）
一、心：积极心态
（一）四种人类天赋潜能
（二）操之在我
积极主动的基本原则
积极主动三步法
〔工具运用〕刺激-回应模型、情绪ABC、影响圈与关注圈、四大天赋
二、情：情商塑造
（一）IQ与EQ
你有多聪明？/你如何聪明？
〔案例分析〕被误读的情商
（二）情商塑造
〔案例分析〕怎样读懂领导意图？
两种思维
【3.文】（4小时）
一、规范：企业公文规范
（一）公文的定义、特点和要素
（二）公文种类变化及各文种适用范围
（三）公文行文规则
〔案例分析〕各文种行文关系与禁忌
            容易混淆文种的适用范围与区别
（四）最新国家标准公文格式解读与企业公文接轨落地
1.公文格式各要素组成及排序
2.公文格式新旧标准的要素名称变化
3.公文格式新旧标准的要素编排变化
（五）法定公文格式的“三大纪律八项注意”
1.排版准备
2.实操演练（通用格式）
企业公文格式常见错误
〔案例分析〕常见公文规范答疑解惑
字体、段落格式上是否有标准化的要求？
如何使用分层序列数字编号？
发送单位存在多个，该如何确定先后顺序？
抄送注意事项？
〔工具分享〕用word制作标准格式公文：标准格式的word模板
（六）公文处理流程
二、技巧：文书写作技巧
（一）主题明
1.目中有人
2.标题说话
〔案例分享〕题好一半文
〔工具分享〕结构化地解读标题
（二）材料实
1．言之有物
〔工具分享〕结构化地收集材料
解决材料虚的三大工具：七何法、九宫法、思维导图法
2．删繁就简（删除、合并、缩减）
（三）结构清
1．结构思考
（1）结构化思维三字决
A.点
〔工具分享〕说出来的精彩：SCQA模型
B.纵
C.横
〔案例分享〕分类（金字塔思维与结构）
有序（清步骤、突重点、剥细节）
（2）结构化的434法
    2．形象表达
（字不如表，表不如图）
〔工具分享〕图表分类选择表
〔工具实战〕PPT制作实战：怎样将WORD文档的汇报转化为精美PPT？
（四）语言好
1.情理交融
  （1）语言的六个维度
（2）法定公文语言特点：确实重要：准确、平实、庄重、简要
2.视觉传达
三、提升：写作实操演练
【4.事】（3小时）
一、高效协同
（一）高效协同三步法
1.清目标
〔案例分析〕沟通三层次与角色定位
    （1）向上沟通（有胆）
〔案例分析〕汇报时机如何选？
（2）向下沟通（有心）
（3）平级沟通（跨部门沟通）（有肺）
2.用技巧
    （1）三借
① 借结构
〔工具实战〕工作汇报四步法
② 借工具
③ 借平台
（2）三会
① 听
〔工具实战〕深度倾听三步法
② 问
③ 答
（3）三能
〔案例分析〕先解决心情，再解决工作。
〔工具实战〕有魔力的肯定认同话术
3.出行动
〔案例分析〕职场老鸟与菜鸟的不同沟通方法
（二）4P风格与团队沟通
二、统筹兼顾
（一）流程管理
〔案例分析〕流程一改，魔鬼变天使
〔工具实战〕流程图绘制与规范
（二）文档管理
1.知识管理新理念—现代企业的档案管理
2.文件归档五步法
3.企业电子文件的安全管理
〔案例分析〕企业知识地图应用
企业档案数据库
（三）印章管理
1.印章安全管理
〔案例分析〕印章风险知多少？
2.用印流程规范
（四）5S管理
5S在行政管理中的应用（腾空间—赢时间—亮眼—养眼—养心）
（五）环境管理
〔案例分析〕企业文化打造
（六）资产管理
（七）费用管理
（八）时间管理
1.立刻做
〔案例分析〕时间三陷井：拖延、欠管、无序
工作拖拉怎么办？
2.系统做
3.享受做
【5.会】（3小时）
〔课程导入〕
1.会议管理的目的
2.会议管理三要素
3.会议管理五原则
〔案例分析〕你开过这样的会吗？领导开会，员工陪会。
一、会前：准备细密
（一）策划
1.好会议是策划出来的
（1）定议题
（2）定分工
（3）定方案
〔案例分析〕怎样让会议通知和议程更准确？
2.会议策划三基原则
〔工具分享与运用〕高效会议策划
（二）通知
（三）备料
〔工具分享与运用〕会议备料清单法
（四）布场
1.会议布场时经常会忽略的细节
A．布场地
  B．布讲台
C．布座位
D．主席台
〔案例分析〕细节决定成败
2.接待统筹十字决
〔案例分析〕人行费用首先想……
二、会中：应对自如
（一）开场
〔案例分析〕如何让会议开场更有吸引力？
〔工具分享与运用〕高效开场技巧
（二）监控
  1.参会人情绪不佳怎么办？
先处理心情，再处理工作。
〔案例分析〕有效的情绪应对技巧
2.参会人参会度不高怎么办？
3.发言人超时怎么办？
4.主持人开场技巧
5.主持人控场技巧
〔案例分析〕会议主持五事项
6.主持人收场技巧
〔情景模拟〕会中突发情况处理
（三）记录
1.会议记录三要
2.会议记录八法
三、会后：跟进到位
（一）回顾
（二）跟进
1.计划督导法
2.工作销项法
〔案例分析〕会后跟进的三个公式
（三）反馈
课程总结