《行政管理能力提升》

讲师资历

课程目标

● 落到实处，将繁杂的行政管理工作化繁为简，掌握更容易落地的方法； ● 学习金字塔原理，提升结构化常用公文写作技巧； ● 学会策划和组织大型会议与活动，办公设施与日常用品的管理； ● 掌握企业文化建设的流程和方法； ● 创新举措，将容易有纰漏的工作萃取创新的可行性合理提议； ● 赋能自身，心智成长，意识提升自驱力； ● 学习时间管理、情绪与压力管理，基于不同性格类型的沟通技巧； ● 前沿理念和趋势落实到认知和工具运用上： ● 行政的数字化、信息化管理建立得制度化、标准化和规范化。

课程大纲

第一讲：行政岗位的使命：决定你的高度与格局

一、行政岗位性质与服务意识

1. 有没有服务意识—服务就是为别人工作!

案例分析：“我就是干服务的”，从开车看是什么段位的“司机”

2. 有没有正确的服务意识—自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦

二、行政岗位主要职责与工作任务

1. 基层、中层、高层行政管理工作重点不同

案例分享：行政秘书分九段

2. 按金字塔结构画出逻辑，按重要和共性程度优选

三、行政人员的任职资格条件

四、行政管理工作的考核特点

第二讲：行政数字化和信息化管理

一、Digital Management(数字化管理)VS信息化管理

1. 建立原则：服务对象是谁?

2. 系统运作心态：老板心态

3. 系统工作目标：及时准确

二、行政的数字化、信息化管理建立的基础

1. 制度化、标准化和规范化，摒除人力因素

2. 透明化、公开化，全程可追溯的流程固化

三、数字化管理做得差，容易造成的现象

四、统计系统流程

第一步：数字采集

1)标准化管理和全流程管控

a确定公司的方向和策略

b确定记录文档的规范

c确定部门内上下级和部门的工作联系

d确定部门内部的规范和流程(保证)

2)人员架构安排

3)数据流程

4)采集明细

第二步：数据处理、汇总、分析

案例分析：常遇厕纸没有了，行政如何通过数字化管控?

第三步：调取数据制作报表

五、数字化管理工作流程及职能

案例分享：企业和政务数字化的标杆

第三讲：行政管理落到实处

一、行政管理制度的建立与推行

1. 如何做到“有法可依”?如何查找制度漏洞?

2. 如何做到“有法必依”?如何建立意识?如何引导共同参与共创?

3. 如何做到“执法必严”?除了罚款，还有什么方式更有效?

4. 如何做到“违法必纠”?纠的尺度和正负激励的先后

二、环境管理(备选)

1. 办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2. 办公室布置原则：规范与美观的平衡

3. 5S管理

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理(备选)

1. 不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等

2. 办公设备和公共设施的日常管理

3. 文具等办公用品的采购和预算

4. 固定资产管理

四、行政岗位创新管理

小组讨论：难有亮点却容易有纰漏的工作，如：车辆、食堂、保安…萃取创新的可行性合理提议。

五、公共关系管理(备选)

1. 如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化

2. 如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后

3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理

第四讲：行政人员的时间管理

测试：自己效率高低

一、行政管理中，对效益而言，效能、效率和勤恳哪个更重要?

1. 关注效能，要事第一

案例：沙、石、水的实验深挖：你心中的巨石为何是我的沙?

2. 关注效率，一次做对

讨论：影响效率的内外因

3. 关注勤恳，目标牵引

二、改善五法

方法一：计划与效率提升

实验：三组徒步的启示

1)计划的内容：5W2H故事诠释

案例：10分钟提高效率50%!——25000美金的投资

方法二：工作流程与效率提升

1)行政的流程优化是个持续不断的工作过程

讨论：收集对现有流程的不足之处，思考优化的方向和目标，如何固化、深入人心，执行到位

方法三：明确分工与效率提升

案例：流水线分工协作的优势、西游记裁员

方法四：有效激励/记录与效率提升

1)动机是激励的前提

2)无论在哪办公：激励结果，关注过程

3)反对记录时间使用状况的原因

案例：我的实践-做记录和计划，今天的记录分析

方法五：创新方法与效率提升

1)工具创新

2)杠杆创新

3)细节创新

4)叠加并行

5)打破固有思维定式

三、时间管理的具体实施

1. 设定事项清单(设定目标)

讨论：做好分配，提高效率&创造想要的生活，哪个是前提?

2. 排定优先顺序(来源于长期目标!)

3. 时间安排(再次设定完成期限)

4. 具体实施(提高效率)

5. 效果检视(每晚回顾)

四、四象限实用小贴士：转发信息三筛子“真善重”

试验：人一生能创造价值的时间有多久?

练习：《下周的行政工作安排》

第五讲：行政工作中的沟通技巧

一、自我沟通测试及差距要项

1. 时代发展看心智红利

模型解读：成就绩效影响因素

二、沟通的定义和完整的过程

1. 结构化反馈

2. 深度倾听的力量：体语形式+语言形式

模型解读：社会我、自然我与有无意识沟通的差异

三、沟通过程中的障碍

1. 个人因素：心智层面(心理投射测试)

模型解读：高中低心智行为表现

2. 环境因素：情境主义(两次绩效面谈不同效果)

三、沟通三要素

1. 听：深度倾听=闭嘴+复述+求证

2. 说：三明治式赞美

案例：对不同的绩效提升点进行赞美

3. 问：封闭型与开放型问题对比(图表)

四、人际沟通

模型解读：邓宁曲线解读每个阶段的沟通直到高心智沟通(持续平衡高原)

DISC图表：人际风格四大分类

1. DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试：《我是哪种沟通风格?》

2. 分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论：《如何与不同风格的人沟通》

3. 心智高低与情商高低表现模型

五、行政人员组织内的沟通

1. 正式沟通：上传、下达、平级沟通间容易出现的冲突

2. 非正式沟通的力量

3. 怎样与领导进行沟通

1)请示汇报的程序和要点

2)与各种性格的领导打交道的技巧

4. 行政人员跨部门协作

1)沟通氛围

2)换位思考

3)共同目标

4)责任体系

结语：行政的问题解决有科学和艺术两面性：一方面要会科学理性的分析、思考、掌握工具解决;一方面要懂艺术感性的为人处事之道。