《办公效率提升之道 高效应用Excel和PPT》

讲师资历

培训时长	2天，6小时/天
授课对象	1. Office用户，财务、行政、市场分析等企业各工作人员； 2. 企事业单位经常需要对外/对内使用PPT进行商务展示及交流的对象； 3. 常使用Excel，需要提高工作效率和数据分析能力的职场人士。
授课方式	内训

课程目标

● 全面了解Office在企业日常工作中的典型应用，领会Office使用方法技巧和应用思路启发 ● 结合大量企业工作中的典型案例提升Office在工作中的实际应用 ● 动手实操每个知识点，实战演练由易到难、清晰易懂，使学员真正掌握Office的强大功能 ● 收获完善的教学手册，课后工作中遇到类似难题，可及时、方便查找教学手册，让工作真正无忧

课程大纲

第一部分：Excel篇

第一讲：Excel基础技能——提升你的工作效率

一、单元格设计与调整

1. 单元格内行间距调整

2. 单元格的格式设计

1)跨列居中：慎用合并单元格

2)格式自动转换：手机号分段、大写数字转换

3)自定义单元格格式

二、行&列的快速操作

1. 如何快速插入数据：多行/列、隔行/列

实操演练：如何快速制作工资条

2. 如何隔行删除数据

三、不一样的复制粘贴

1. 灵活利用剪切板

实操演练1：如何复制表格给微信好友?

实操演练2：复制如何避开隐藏的行

2. 选择性粘贴

快捷工具：常用的快捷键(赠送快捷键卡片)

四、工作表中3种高效使用技巧

1. 拆分/冻结工作表

2. 一次性删除工作表中的所有对象

3. 快速合并多个工作表的4种方法

五、页眉与页脚

1. 快速进入页眉页脚界面

2. 页眉页脚快速插入元素

六、输出与打印

1. 深度隐藏工作表

2. 保护工作表状态下，指定可编辑区域

3. 数据组合代替隐藏

4. 高效率的各种打印模式

5. 打印工作表水印

6. 利用行差异单元格实现分页打印

第二讲：数据输入与分析——让你的表格数据更加清晰

一、规范的日期和时间数据

1. 批量查找与修改非法日期

二、数据快速填充与灵活使用

快捷键：CTRL+E(不适用函数也能快速提取特定字符)

三、数据分列的使用

1. 分隔符号分列和固定宽度分列

2. 数字变日期

3. 从身份证提取出生日期

四、设置数据有效性

1. 只能输入允许范围内的数据

2. 设置单元格下拉列表

3. 指定范围内输入数据唯一性

4. 其它常见自定义规则限制输入示例

5. 设置输入提示信息和出错警告

6. 快速查找包含数据有效性的单元格

五、查找和替换

1. 查找工作簿

2. 替换单元格格式

3. 批量删除数值为0的单元格

4. 通配符查找和替换

六、使用条件技巧突出显示

1. 条件格式显示数据

1)突出文本内容

2)渐变与色阶的填充

2. 多样的数据排序与筛选

3. 删除重复与不完全重复数据

第三讲：公式与函数——大幅提高你的工作效率

一、公式与函数基础

1. 基础知识：使用Excel进行数学计算

2. Excel函数简介

3. 数据相对引用和绝对引用

二、逻辑函数

1. IF函数运用

2. IFERROR函数运用

三、文本函数

1. LEFT，RIGHT，MID函数运用

2. LEN函数运用(返回文本字符个数)

实操演练：判断员工身份证号码是否正确

四、日期函数

1. DATE函数运用(返回特定日期年月日)

实操演练：身份证提取生日，退休日，性别

2. YEARMONTHDAY函数运用(返回年，月，日)

实操演练：计算下月需结算金额

3. EDATE函数运用(返回指定月数之前或之后的日期)

实操演练：提示合同续约

4. DATEDIF函数运用(返回两个时间相隔天数，月数，年数)

五、数学函数

1. SUM函数运用(计算单元格区域中所有数值之和)

实操演练：批量对小计行填充公式快速汇总

2. SUMIF函数运用(按条件对指定单元格求和)

实操演练：指定客户或指定时间的销售量

3. SUMIFS函数运用(多条件求和)

实操演练1：统计两列数据中相同数据的个数

六、统计函数

1. COUNTIF函数运用(返回数据个数)

1)统计两列数据中相同数据的个数

2)统计员工考试成绩

3)每位学员答案汇总统计分析

4)计算及格率

七、查找与引用函数

1. VLOOKUP函数运用

2. LOOKUP函数运用

第四讲：数据透视表——大规模数据高效处理与分析

一、数据透视表基础

1. 带你认识数据透视表

2. 规范的表格数据创建数据透视表

3. 如何得到数据透视表中某汇总行的明细数据

二、数据透视表的值汇总与显示方式

1. 数据透视表的计算过程和原理

2. 值字段的数据汇总方式

三、设置数据透视表格式

1. 隐藏数据透视表中的错误值

2. 去掉数据透视表中的“(空白)”数据

3. 用数据条直观显示数据

四、数据透视表排序

1. 分类汇总排序+字段项排序

2. 手动排序行字段

3. 按笔画排序行字段

4. 自定义规则排序

五、数据透视表筛选

1. 行字段和值字段筛选

2. 筛选不同产地单价最高的2种商品

3. 为同一字段设置多个筛选条件

4. 按省份分页显示销售数据

5. 通过切片器筛选分公司销售报表

第二部分：PPT篇

第一讲：认识PPT

一、PPT演示很重要

1. PPT代表公司形象

案例分析：某知名互联网公司UE总监因搞砸PPT演讲下课

案例分析：某职员因为制作PPT太差被下岗

2. PPT在日常办公软件中的地位很高

二、怎样才是一份好的PPT

1. PPT按用途分为演讲型和阅读型

2. PPT的美体现在：逻辑美与版式美

1)逻辑美：内容结构清晰，重点突出

2)版式美：版面简洁大气，让人赏心悦目

三、如何制作一份好的PPT

1. PPT制作的顺序

1)准备内容，搭建框架，版式基础，图表表格，图片构图

2. PPT制作从构思开始：内容构思—版式设计—页面美化

案例：苹果设计师产品设计过程

3. PPT内容呈金字塔结构：论证类比

1)论：结论先行

2)证：以上统下

3)类：归类分组

4)比：逻辑递进

4. 方法举例：3种常见的纸上构思PPT内容

5. 常见思维导图工具的使用

工具：XMIND，百度脑图

书籍推荐：《金字塔原理》，《结构思考力》

案例与练习1：秘书如何运用金字塔原理向领导准确汇报工作

案例与练习2：银行业务人员运用金字塔原理向客户推向产品

第二讲：PPT色彩与图文搭配

一、PPT色彩搭配

1. 常见单色系PPT色彩搭配赏析

2. 代表公司的商务PPT颜色选择

1)用取色器直接从logo取色

2)微信截屏获取颜色RGB值

工具：取色器

3. 单色系色彩实现明暗对比效果

工具：颜色的HSL模式

4. 颜色运用的注意事项

5. 图片排版时颜色搭配技巧

6. 注意不同演示设备对演示效果的影响

案例与练习1：PPT色彩搭配案例对比分析

案例与练习2：《穹顶之下》PPT颜色的运用

二、PPT文字设计排版

1. 衬线体与无衬线体的区别

字体推荐：两款无版权无衬线字体赠送

案例分析：两份相同文字的PPT，为何显示效果相差甚远

2. 文字排版基础原则

1)使用无衬线体

2)行距1.3/1.5

3)两端对齐

3. 将设置好的文字格式设置为默认

4. 如何批量替换PPT字体

5. PPT中特殊字体的运用

工具：文字云制作网站：https://wordart.com/

案例与练习：制作文字云

工具：特殊字体安装包

案例与练习：PPT文字排版和美化

三、PPT中的图文编辑与美化

1. PPT中1张图=1000个文字

2. 认识常见图片格式：JPG,PNG,EMF

3.图片选择原则：高清大图，无logo，图文相符，可商用

4.常见图片处理技巧

1)大图带来震撼

2)添加半透明纯色/渐变色蒙版

3)用PPT抠图(删除背景)

4)图片剪裁成任意形状

工具：布尔运算

工具：常见专业图片下载网址

案例与练习：PPT图片运用案例赏析与练习

5. 擅用“联想”搜索合适图片

6. 可编辑地图演示

素材赠送：可编辑地图素材赠送

7. 常见图文位置：居中对齐，水平线上，人物视线上，页面黄金分割，添加色块

案例与练习1：制作图片背景文字

案例与练习2：制作图文穿插效果

第三讲：PPT设计与美化再升华

一、PPT版式设计基础四原则

案例赏析：不美观PPT版式反例分析

1. 遵循四原则灵活设计PPT版式

1)留白：强调主体，营造意境

案例与练习：留白在中西餐，山水画，日常生活场景的运用

2)对齐：PPT最永恒的设计标准

方法技巧：PPT的8种对齐方式

案例与练习：对齐效果在生活中的运用对比

3)对比：运用金字塔思维提取关键词，提高沟通效率

方法技巧：PPT常见3种实现对比的方法

案例与练习：对比在杂志排版中的运用

4)亲密：意思相近、相互关联的元素相互靠近，形成一个视觉单元

案例与练习：亲密在名片和电影海报中的运用

赠送工具：常见PPT快捷键卡片

素材赠送：常见PPT版式设计素材赠送

二、点“精”之笔——灵活使用PPT图标

1. 图标在PPT设计中常见的运用方式

2. 图标设计三步法：提炼，寻找，美化

工具：图标获取网站(https://www. iconfont. cn/)

工具：图标编辑软件AI

工具：图标素材赠送

案例与练习1：华为开发者大会PPT上运用图标

案例与练习2：用图标设计流程模型图

三、PPT母版——统一设计，效率提升

答疑：为什么有些PPT内容无法复制或修改

1. 幻灯片母版的作用：统一风格，提高效率，文件瘦身

2.通过母版进行PPT风格统一，有效提高制作效率

1)在幻灯片每一页自动添加页码

2)在幻灯片每一页添加logo等元素

3)通过占位符提高制作效率

4)快速切换引用不同版式

案例练习：制作PPT母版