高级文秘、行政助理综合技能实战培训

讲师资历

培训时长	54
授课对象
授课方式	内训

课程目标

课程大纲

课程提纲第一部分  职业素养篇一、秘书/行政助理职业特性与素质要求1、秘书/助理人员的自我角色定位  初级秘书/助理：事务性文员  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理视频：为什么不提拔我？现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”2、优秀秘书/助理人员的胜任素质  如何提升秘书/助理人员的素质  优秀秘书与一般秘书的差异案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。二、秘书/助理的职业生涯规划1、什么是职业生涯规划？2、为何要进行个人职业生涯规划？  分析自我，确立人生的方向  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢3、职业生涯规划的简单步骤  掌握SWOT分析工具进行自我分析  运用“5W提问”法进行自我分析→ What I am? 我是什么样的人？→What I want? 我想要什么？→What I can do? 我能做什么？→What fit I most? 什么是最适合我？→What I can choose？我能够选择什么？走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”运用SWOT分析工具认识自我三、秘书/助理商务礼仪规范1、塑造良好的个人职场形象  着装的TOP原则  “拒绝”着装败笔着装误区  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人案例：为什么不录用我，我错在哪呢？2、基本商务礼仪  办公室礼仪  接待礼仪  电话礼仪与应对技巧现场演示：如何着装让我更优雅和自信四、办公室5S管理  5S的概念  推行5S的重要性  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧第二部分  工作技能篇一、时间管理及工作统筹技巧  时间管理的误区  时间管理的原则     √目标管理与80/20法则     √缓急轻重的优先管理     √个人时间与领导工作时间计划与安排  时间管理小窍门  办公室接待与电话处理  上级的时间管理与安排  自我情绪控制与压力管理  上司出差日程管理与工作计划小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？二、会务组织与管理  成功组织会议的技巧  组织阶段的工作：会前准备会中协助会后整理  会议座次安排的学问练习：小组讨论：如何协助召开公司例会→  案例：如何应对会议中的“漏洞”？ 三、信息、文档管理与运用1、信息收集  信息工作的六个基本要求和三个诀窍  收集信息工作的三个诀窍  信息的查实及传递  信息的储存与保密2、文档管理  文档分类及储存的工作规范  文档查阅及分装的工作规范  文档销毁及保密的工作规范案例：李秘书的返工引起的深思四、行政公文写作技巧与处理实务1、行政公文写作的基本要求2、行政公文的格式3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 通用公文：   → 报告   → 请示   → 批复   → 函   → 决定   → 公告   → 通告 事务公文： → 工作计划   → 工作总结   → 会议纪要 礼仪文书：     → 请柬   → 介绍信→ 推荐信案例分享：请示/报告混为一体撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写第三部分  统筹管理篇一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。1、成功沟通的秘诀  学会聆听：不轻易打断对方的话  怎样反问：了解对方的需求  如何肯定：肯定对方微笑、点头、是是是  表明立场：拒绝的艺术  提出解决方案：提出2-3个解决方案案例：如果是你该怎么说？为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价2、有效沟通过程及环节  信息发送、接收、反馈  有效发送的技巧 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事3、认识你的沟通对象  与上级沟通的原则  与各种性格的领导打交道技巧  跨部门的沟通技巧游戏：究竟是谁的错？二、行政管理人员办公室事务管理  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）  员工安全和保密工作  公共关系管理全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？ 三、事物性项目性工作的组织管理  事务工作有哪些  学会列事务清单  用项目计划管理工作沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施四、课程分享：我学到了什么？