卓有成效的会议管理技巧

讲师资历

课程目标

课程大纲

第一部分 会议的了解与认知什么是会议？会议的沟通模式会议的重要意义会议的真正作用不得不开会的真正原因会议的6大功能会议的5大类别会议的3大结构常见会议的频率会议的规模控制会议的流程会议的成本会议的波纹效应会议的影响因素第二部分 如何准备会议？明确会议政策1. 取代会议的其他解决办法2. 明确会议的管理机制和机构3. 让参与者了解会议的目的性4. 挑选合适的与会人员5. 进行恰当的时间和地点安排6. 让会议议题紧凑到位7. 实行合会与分会8. 不要怕会议被取消安排会议程序1. 如何确立会议的主题与目标？2. 常见的3种会议形式3. 如何确立会议议程的顺序？/ 议题、议程和日程的区别4. 如何甄选合适的与会人员？/ 会议中的几种角色5. 影响会议安排的时间因素？/ 理想的会议时机6. 影响会议安排的地点因素？/ 各种会议的座次安排7. 会议形成的可能结论8. 常见的会议文字资料及格式9. 会议和会务工作的分配与落实形成会议文化1. 资源的准备2. 管理的过程3. 生产的产品4. 团队的载体重在场外功夫1. 沟通2. 协调3. 精心第三部分 如何主持会议？主持人的职责与作用1. 当然的主持人是哪些人？2. 主持人的角色3. 主持人的作用4. 主持人的职责5. 主持会议的原则6. 对主持人的要求主持会议的技巧如何开场？1. 背景2. 目的3. 议程4. 期待5. 规则如何扩展？1. 图文并茂2. 脑力激荡3. 团队技能 如何回收？1. 多重选择2. 压力排序3. N/3技巧4. +/ 符号如何达成结论?1. 识别和挖掘异议2. 找出异议的原因3. 建设性反对如何总结会议?1. 过程回顾2. 形成决议3. 激励执行4. 评估目标5. 悬念事项如何结束会议?1. 会议完成了什么内容？2. 它同会议目标的关系？3. 下一步怎么做？4. 是否需要下一次会议？会议的追踪与评估1. 什么事?2. 什么时候完成?3. 什么人负责?4. 什么时候报告?会议的事后跟进1. 主持人的事后跟进2. 参会者的事后跟进会议的持续改进1. 严格执行纪律2. 有效履行角色3. 充分酝酿议程持续优化循环主持人的能力要求倾听的技巧提问的技巧观察的技巧反馈的技巧第四部分 如何记录会议？会议记录者的作用1. 仅次于主持人2. 记录及维持议程所设计的顺序3. 协助主持人总结与归纳会议记录者应具备的能力1. 反应快2. 写字快3. 知识面广4. 记忆力强5. 组织能力强6. 倾听能力强7. 总结能力强对会议记录的10大建议1. 重要的会议应该进行录音2. 定期召开的会议不用录音3. 多数会议指定记录者4. 记录者的笔记流畅不失真5. 会议记录者的责任更全面6. 会议记录内容全面而准确7. 会议结束后整理会议内容8. 会议记录应有组织的整理9. 与主持人共同修正错误部分10. 将会议记录发送给与会者第五部分 如何参与会议？参会者的职责1. 决定是否出席2. 准备3. 准时与会4. 就疑点或模糊问题征询解释5. 给出信息时力求精确切题6. 倾听7. 支持他人8. 确保公平参与9. 反对要有根据10. 以能提高团队绩效的方式行事参会者的技能1. 学会聆听2. 发言须知3. 陈述技巧参会者的礼仪1. 开会之前针对主题，先整理出自己的见解2. 对出席者一视同仁，不分上下3. 不受利害及感情牵动4. 对事不对人，勿因对人的喜恶而蓄意攻击5. 服从众人决议6. 遵守会议规定7. 不必太早到场8. 不打断9. 出席者彼此相互尊重10. 不在会议中看会议以外的资料11. 慎用手机12. 发言要征询主持人许可13. 不随便离席走动或打电话第六部分 会议中经常出现的问题及解决对策人身攻击离题万里争议不下抱怨上司发言太投入短话长说时间不足争功诿过为反对而反对独占发言消极的话