《“专业行政文秘/助理”》

讲师资历

课程目标

数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。1.了解专业秘书/助理的职责与角色

课程大纲

一、专业秘书/助理的角色认知
1.专业秘书/助理的定义与职业价值
行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
企业需要什么样的行政人员
2.认清秘书/助理的十四项职责
3.专业秘书/助理必备的技能与素质
4.准确自我定位
初级：事务性文员
中级：事务性文员＋协助管理
高级：独立管理＋事务处理
5.专业秘书/助理的工作法则
摆正位置
积极主动
细心准确
严守机密
诚恳有礼
二、如何提升文秘工作效率
1.高效率的文档管理技巧
文档管理的方法、原则及流程
高效名片管理-大大提升老板业务能力
如何运用信息科技进行客户关系管理
高效助理秘书必备之文书管理技巧
如何成为全方位信息整合工作者
2.如何为上司与自己管理时间
80/20原理的应用
优先级的排定
避免秘书人员的时间管理陷阱
如何优化上司的时间安排
3.会议管理技巧
会议 ( 活动 ) 的种类
会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理
会议记录训练
4.上司出差行程管理技巧
行前安排
为上司搜集资料
制定完备行程表
三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1.成功沟通的秘诀
沟通的定义
沟通的双向性
保证沟通成功的三原则
2.有效职场沟通技巧
人际风格的类型：DISC工具导入
如何与上司沟通
如何与同事沟通
如何与客户沟通
3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招
积极倾听
同理心
正向引导法
赞美法
四、专业秘书/助理的形象塑造
1.女性行政人员的着装要求
职业装的选择
鞋、袜、包的搭配
巧用首饰、丝巾及其它配饰
2.男性行政人员的着装要求
公务西装的选择
穿西装的十大误区
衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
3．专业秘书/助理的场合着装
正式严肃的会议场合
商务休闲的办公场合
优雅从容的社交场合
4.合宜的仪表修饰
化妆、修面、发型
5.专业的仪态
站、坐、走、蹲、手势、微笑
五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
1.商务用语礼仪
交谈礼仪
接打电话礼仪与技巧
电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
2.商务往来礼仪
专业的接待态度
招呼技巧
介绍时的原则
握手技巧
交换名片
行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
不同的送客方式
拜访的宜与不宜
馈赠礼仪
3.商务餐饮礼仪
中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐
六、结束语
1.分享与回顾
2.行动计划